Uno de los sucesos más frecuentes
en las presentaciones de oradores, conferencistas, expositores y motivadores, es
la frase que cuestiona a la audiencia sobre
la facilidad o dificultad que enfrenta para observar una gráfica, un diagrama,
o para leer un texto, unas cifras, una curva.
Antes de tener que preguntarle al
respetable auditorio si el trabajo que hicimos es legible, mejor deberíamos
preguntarnos, desde el momento mismo que sabemos que tendremos que hacer una
presentación, qué es lo que queremos comunicar; cómo lo debemos hacer, a quienes
nos vamos a dirigir; porqué o con que objetivos; y, algo muy importante, cuáles son las condiciones ambientales en que
haremos la presentación.
Políticos, académicos, empresarios, filósofos,
escritores y celebridades científicas, de indiscutible prestigio y credibilidad
en sus respectivos campos, con frecuencia conducen presentaciones en power
point o con cualquier otro método y dispositivo, que lamentablemente dejan
mucho que desear en cuanto a lo que se refiere a la forma y eficacia del esfuerzo comunicativo que se requiere en todos los campos de la acción humana.
Recuerdo una vez que un experto en estudios sobre la
pobreza dispendió 40 minutos de una mañana apretada de expositores, en un
auditorio de una universidad prestigiosa, para exponer su desacuerdo con una definición de
“línea de pobreza”, de un cierto autor. Ante una vivaz audiencia de
profesores, estudiantes, investigadores, periodistas e invitados, estuvo
enredándose en los párrafos ilegibles de la página escaneada de un libro, en
una discusión que me temo que ni el mismo entendía, pero que llevó a que el
auditorio se vaciara, excepto los organizadores que no podían escabullirse.
Más recientemente un reconocido periodista,
investigador y líder de opinión en asuntos latinoamericanos, de un acreditado “think
tank” del meritito Washington, D.C., ante unas horrorosas y difusas
diapositivas, le preguntó al auditorio mayoritariamente autóctono que lo observaba,
si alcanzaba ver la diferencia entre dos curvas macroeconómicas, una de gris y
la otra también de gris.
A todos nos pasa. No se sienta aludido.
Otros ejemplos notables los podrá usted observar en el
próximo evento académico, gubernamental, político, empresarial, al que
seguramente pronto usted va asistir.
Pero dejemos a un lado que su disertación doctoral es,
si el mundo intelectual no fuera tan discordante con sus teorías, merecedora de
un premio Nobel. Demos por sentado, que su producto o servicio va provocar una
revolución tecnológica o que su propuesta de política pública, de aplicarse, va
resolver de una vez y para siempre el hambre de 60 millones de mexicanos.
Olvídese de todo eso.
Sí olvídese de su propuesta, esa nadie se la tumba,
nadie la supera. Ocúpese, eso sí, en el cómo habrá de presentarla, quienes la
van a presenciar o la van a discutir; el tiempo que dispone para ello y lo auxilios
técnicos disponibles, los apoyos escénicos.
Una consulta a google con la frase cómo hacer presentaciones exitosas en power
point, arroja al dia de hoy, 223, 000
resultados de los cuales los 10 primeros le pueden ayudar a usted a
pensarle un poquito a la presentación que tiene que hacer en su compañía, su
partido político, su universidad, la conferencia de prensa o ante cualquier
otra audiencia.
Tome nota que una presentación, aun cuando le hayan
dicho de que dispone de una hora o de toda una mañana para hacerla, exige el
cumplimiento de ciertos criterios y orientaciones que de seguro van resaltar el
mérito académico, el potencial comercial o la gran propuesta política o de
negocios que usted trae en agenda para los próximos meses.
El criterio primordial en esto de las presentaciones
es que el medio audiovisual debe ser
usado como un apuntador de los temas y argumentos que se han de exponer. En el
lapso de un minuto o menos, una diapositiva debe transmitir información
simplificada, clara, visible hasta el último rincón del recinto respecto del
cual usted ya averiguo antes cómo era.
El diseño de la diapositiva debe de estar de acuerdo a
la naturaleza de la información que se va a manejar. Tenga cuidado con los
fondos y los colores de las letras y las gráficas. En general el tamaño de las
fuentes no debe ser inferior a 28. No
debe haber más de tres párrafos de no más de tres renglones y cuando mucho de 7
palabras cada uno.
Son ideas,
puede haber otras mejores.
Me va decir que los puntos que tiene que manejar no se
pueden transmitir escuetamente, pero entonces le voy a sugerir que ensaye
explicar con precisión, con pocas palabras, con claridad, ese asunto complejo
que le toca exponer y va a ver que en la diapositiva solo tiene que proyectar
la idea medular, los componentes del problema, los rasgos del proyecto, los apartados
del libro, la fotografía del suceso, o el diagrama de la estrategia de negocios
o cualquier otra cosa que deba captar el interés del auditorio.
Pregúntese porqué van estar ahí esas personas y cuál
es el interés que los lleva a sentarse ante su presentación. Luego considere
qué es lo que ellos esperan escuchar y cómo lo que usted quiere comunicar
empata o no con sus expectativas.
Ya sé que este post se puede leer como artículo de
revista hojeada en el consultorio del dentista o del cardiólogo o también algo
así como la respuesta de la doctora en comunicación de la revista para damas.
No importa.
La verdad es que con demasiada frecuencia soy
auditorio de grandes presentadores y veo que la mala calidad de sus exposiciones
demerita los extraordinarios esfuerzos que aquel personaje está haciendo para acabar con la
contaminación del Golfo de California; o el sobresaliente descubrimiento de una
raza desaparecida de gigantes en una isla del pacífico sur; o sobre la fórmula
para desarrollar fuentes inagotables de energía sustentable;o cómo lograr que los agrotitanes usen el agua en cultivos sustentables y competitivos; o lo que sea.
La otra verdad es que si tengo el privilegio de estar en su presentación, amigo, es porque me interesa saber,
aprenderle, apreciar su esfuerzo, valorar su aportación. Pero, por lo mismo, prefiero
que me haga el favor de organizar técnicamente y convenientemente sus
materiales.
Y si de veras no se le da eso de las habilidades de la
síntesis, la claridad y la amenidad; si cree que tiene dificultades para
comprometerse en una exposición exitosa, pida ayuda.
Siempre habrá alguien cerca de usted que le pueda apoyar
o le pueda criticar su simulacro de presentación ante la cámara de video y todavía más, si piensa que
lo amerita, páguele a alguien para que le ayude a diseñar una presentación
profesional y eficaz.
Lo importante es que su trabajo sea entendido y logre
los objetivos perseguidos. Un valor agregado será la satisfacción de quien hizo
el esfuerzo de ir a verlo.
¿O no es acaso
eso lo que usted desea?
